“Von Hummeln, Papiertüten &
Goldfischgläsern – Kreative Meeting-Formate”
Was im schulischen Kontext der Frontalunterricht ist, das ist im beruflichen das klassische Meeting in parlamentarischer Bestuhlung (Classroom). Auf den ersten Blick wirkt das Konzept vielleicht effektiv und zielorientiert, auf den zweiten lässt es jedoch wenig Raum für Kreativität und die Atmosphäre lädt unter Umständen auch nicht gerade dazu ein, eigene Ideen einzubringen. Nicht umsonst heißt es im Bildungssektor schon seit Jahren: „Gruppenarbeit statt Frontalunterricht!“
Wie kann man also frischen Wind in den Meeting-Alltag bringen und gleichzeitig noch schneller und mit einem Lerneffekt für alle Teilnehmer zu Lösungen und neuen Ansätzen kommen? Hier stellen wir drei Ideen dazu vor, wie das Konzept „Gruppenarbeit“ für Konferenzen aussehen kann. Denn insbesondere hohe Teilnehmerzahlen können ein interaktiv gestaltetes Meeting durchaus einmal zur Herausforderung machen.
BROWN BAG SESSION
Kleine Veränderungen im Setting können einen großen Unterschied machen. So verbirgt sich hinter einer „Brown Bag Session“ lediglich ein Meeting, bei dem gemeinsam gegessen wird. Häufig wird es dann auch in den offiziellen Pausen abgehalten – die Teilnahme ist dann selbstverständlich freiwillig! In lockerer Atmosphäre können beim gemeinsamen Mittagessen (daher auch der Name, der sich von den in den USA üblichen braunen Papiertüten für mitgebrachtes Essen ableitet – wir Berliner würden wohl eher „Stullenmeeting“ sagen) auch Themen weniger gezwungen angesprochen und erörtert werden, die nicht in den üblichen Rahmen passen. In der Regel wird das Meeting auf maximal eine Stunde begrenzt und hat keine im Vornherein festgelegte Tagesordnung.
Auch online findet diese Meeting-Variante beispielsweise in Webinaren vermehrt Anhänger: So können auch eine große Anzahl Teilnehmer sich zu einem bestimmten Zeitraum, z.B. in ihrer Mittagspause für eine Stunde gezielt zu einem Thema informieren und austauschen. Bei der Offline-Variante ist diese Meeting-Form eher für kleinere Gruppen von ca. 10 – 30 Personen sinnvoll, um eine produktive Kommunikation zu ermöglichen. Oft wird im Anschluss daran noch ein Kurzmeeting angesetzt, im Rahmen dessen dann neu entdeckte Lösungsansätze oder Ideen offiziell festgehalten und die Umsetzung der davon abgeleiteten Maßnahmen geplant werden kann.
Selbstbestimmtes Arbeiten im offenen Raum…
OPEN SPACE
Was erst einmal nach Weltraumforschung klingt, ist in Wahrheit eine Methode zur Moderation großer Gruppen. Sie eignet sich insbesondere für die Bearbeitung von eher umfassenden aber dringenden Themen, die in kleinere Unterthemenblöcke gegliedert werden können. Auch hier gibt es keine vorgegebene Agenda, diese wird von den Teilnehmern während des Workshops erarbeitet. Eingangs werden in der Regel im Plenum Anliegen der Teilnehmer gesammelt und dann gemeinsam in die zu bearbeitenden Unterthemen zusammengefasst.
Den Namen „Open Space“ (offener Raum) hat diese Arbeitstechnik, weil die Teilnehmer sich selbst einer Arbeitsgruppe zu einem Thema, das für sie persönlich relevant ist, zuordnen sollen. Dort arbeiten sie nur solange mit, wie sie selbst es für sinnvoll halten, also sie etwas beitragen oder lernen können. Dieses Prinzip wird als „Gesetz der zwei Füße“ bezeichnet , da man ebendiese nutzen soll, um sich stets an den Ort bzw. zu der Gruppe zu bewegen, in der man selbst am nützlichsten sein kann.
… als Hummeln und Schmetterlinge
Diesem Gesetz folgend zeigen sich oft zwei verschiedene Bewegungsmuster bei den Teilnehmenden: „Hummeln“ bewegen sich von Gruppe zu Gruppe und sorgen dafür, dass sich die verschiedenen Workshops gedanklich gegenseitig befruchten, indem sie Ideen und Ergebnisse aus einer Diskussion in eine andere hineintragen. „Schmetterlinge“ hingegen bleiben eher statisch im Raum, ziehen aber andere Teilnehmende mit ihren Ideen und Überlegungen an und motivieren sie dadurch zur produktiven Mitarbeit an ihrem Thema. Open Spaces werden, um den Flow der Mitarbeitenden nicht zu unterbrechen, in der Regel als eine Art fließende Brown Bag Session abgehalten. Es bietet sich an, durchgängig ein Buffet mit Snacks und Getränken für die Teilnehmenden bereitzustellen, um die Tagesgestaltung so flexibel wie möglich zu halten.
FISHBOWL
Noch nicht genug der Anspielungen ans Tierreich, dieses Meeting-Format ist nach der typischen Form eines Goldfischglases benannt: Fishbowl-Diskussionen sollen fruchtbare Besprechungen in großen Gruppen ermöglichen, auch bei emotional aufgeladenen Themen. Das Prinzip erklärt den ungewöhnlichen Namen schnell: Es werden zwei Stuhlkreise gebildet, ein kleinerer Innenkreis und ein großer Außenkreis. Die Teilnehmenden im „inner circle“ – das können Spezialisten für das Thema sein, im Sinne einer Expertengruppe, oder (sogar zufällig) ausgewählte Mitarbeiter – diskutieren eine Fragestellung stellvertretend für das Plenum.
Diejenigen im Außenkreis beobachten diese Diskussion aufmerksam und werden entweder zu festgelegten Zeitpunkten zum Kommentar
aufgerufen, um die Argumente der Diskutierenden zu ergänzen oder dem Gespräch neue Impulse zu geben. Alternativ kann auch ein leerer Stuhl im inneren Kreis jeweils kurzzeitig mit Mitarbeitern aus dem äußeren besetzt werden, die dann für eine festgelegte Zeitspanne mitdiskutieren können.
Insbesondere bei Gruppen, die zu groß für eine produktive gemeinsame Diskussion im Plenum sind, ist diese Methode zu empfehlen. So können wichtige Fragen, von deren Klärung niemand ausgeschlossen werden soll, besprochen werden, ohne dass der Überblick verloren geht. Wenn der innere Kreis aus Spezialisten zu einem Thema besteht, können die Zuhörenden außerdem ihr Wissen zu diesem auf interaktive Weise erweitern.
Fazit
Sicherlich können aufwändigere Methoden, wie Open Space, im Gegensatz zu Brown Bag Sessions, schon allein aus Zeitgründen eher nicht in jedem wöchentlichen Meeting genutzt werden. Insbesondere aber für außerordentliche Meetings, bei denen Probleme bewältigt oder schwierige Themen angepackt werden wollen und ein Denken außerhalb der berühmten Box erwünscht ist, können diese Methoden sicherlich zu einer kreativeren und produktiveren Arbeit beitragen!
