Der Canvas ist bereits ein etabliertes Tool

Bei Planern auf Corporate- und Agenturseite ist der Event Canvas™ als Tool sicher schon etabliert. Er soll die Ist-Zustände und Ziel-Vorstellungen der Teilnehmer aufzeigen, um strukturiert ein Eventkonzept entwickeln zu können, das kohärent vom Ist-Zustand der Teilnehmer hin zu der Ziel-Vorstellung führt. Das klingt in sich erst einmal nützlich und gut – aber wie gut funktioniert der Event Canvas™ in der Praxis? Für diejenigen, die den Event Canvas™ noch nicht kennen oder eine kleine Auffrischung vertragen können, hier einmal kurz zusammengefasst:

Eine kleine Auffrischung:

Bei dem Canvas handelt es sich – wie das Wort schon sagt – um eine Arbeitsfläche. Dargestellt sind Aspekte wie das Ausgangsverhalten und das Zielverhalten der Zielgruppe der Veranstaltung, Sorgen, Kosten und Erwartungen sowie die „Belohnungen“, Versprechen und Zufriedenheitsfaktoren. Besonders spannend ist die Mitte des Canvas, denn hier kommen die Conceptioner und Planer zum vollen Einsatz: „Jobs to be done“, „experience journey“, „instructions design“ und „promise“ sind die vier Felder, die mit Leben gefüllt werden wollen: mit einem Eventkonzept, das die Veränderung vom Ausgangszustand zum Endzustand darstellen kann.

Je nach Veranstaltung und Zielgruppe variiert dieser Inhalt natürlich stark.

So, wie jeder Kunde natürlich ein Tailor-Made Konzept für seine Veranstaltung möchte und ein jeder Planer und jede Agentur eifrig Tailor-Made auf den Kunden zugeschnittene Konzepte präsentiert, gibt es – wie schon so oft überall geschrieben – keine „one-fits-all“ Lösung, was Eventkonzepte angeht.

  • Papier ist geduldig –
  • ob wir nun einen Schmierzettel als Sammelstelle für Ideen
  • oder Mindmaps zur Strukturierung unserer Gedanken oder tatsächlich
  • ein gut vorstrukturiertes Tool wie den Event Canvas™ nutzen:
  • Aufgeschrieben mag so eine Veranstaltung schon nach einem Erfolgsgaranten aussehen.
  • Aber wie sieht das in der Wirklichkeit aus?

Für jede Veranstaltung geben Planer und Agenturen ihr letztes Hemd, um sie zu einem Erfolg für das Unternehmen und die Teilnehmer zu machen. Einen bleibenden Mehrwert zu schaffen, statt eine Woche mit drögem Programm und „Gratis-Futter“ für die Teilnehmer auf die Beine zu stellen, ist immer das Ziel – dieses Ziel wird aber oftmals gar nicht erreicht. Natürlich haben Planer eine Vorstellung davon, was sie mit ihrer Veranstaltung kommunizieren und erreichen möchten – aber auch die Teilnehmer haben eine Erwartungshaltung an die Veranstaltungen.

Dem Teilnehmerwunsch selbst auf den Grund zu gehen, ist ein delikates Thema. Planer und Agenturen verkaufen sich als Profis, die jeden Wunsch von den Lippen ablesen können. Aber haben wir nicht alle schon mindestens einmal eine Veranstaltung erleben dürfen, bei der die Planer vollends zufrieden waren, die Teilnehmer aber ohne bleibenden Mehrwert wieder nach Hause gegangen sind? – bestimmt! Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren innerhalb der Eventbranche, denn Missverständnisse können gerade im Ernstfall dazu führen, dass die Veranstaltung nicht das erreicht, was sie soll. Bei einer gesunden Eventkonzeption kann im Idealfall ein Teil der Teilnehmer während der Planungsphase ein paar Schlüsselfragen beantworten, um die Konzeptionierung noch zielgerichteter gestalten zu können. Sie selbst müssen den Canvas nicht ausfüllen; aber wir alle können versuchen, noch enger zusammen zu arbeiten – auch mit unseren Teilnehmern.

Der Event Canvas™ bietet eine Möglichkeit, diese Zusammenarbeit zwischen Planern und Teilnehmern strukturiert greifbar zu machen. Er könnte in unser aller Bewusstsein noch deutlich präsenter sein und sollte das auch. Aktuell finden wir viele Veranstaltungen und Workshops zu dem Thema – die sind auch gut gebucht und besucht. Von vielen wird das Potenzial auch erkannt, aber von den allerwenigsten genutzt. Veranstaltungen sollten auf die Zielgruppen zugeschnitten sein, um den Mehrwert zu verstärken. Hierfür ist die Nutzung vom Event Canvas™ nicht nur extrem hilfreich; sie kann essenzieller Bestandteil der gesunden Veranstaltungsplanung sein, wenn Planer mit ihren Teilnehmern schon im Vorfeld sprechen und sich nicht nur auf das Feedback unmittelbar nach einer Veranstaltung verlassen.

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