“Software verbindet Welten”

...und verändert sie.

Die Veranstaltungsbranche hat wie alle anderen in den letzten Jahren kolossale Veränderungen durchlaufen – von den Highlights, die im Trend liegen, bis hin zu neuesten Strategien in der Detailplanung.

Software als Management-Assistent

Software begleitet uns mittlerweile komplett durch den Alltag und das Internet der Dinge wirkt sich natürlich auch auf Veranstaltungen und Kongresse aus. Hierbei geht es allerdings nicht nur um die Präsentationen und Infografiken, die auf Veranstaltungen und in Sales-Pitches präsentiert werden, oder um Online-Hotelbuchungen weltweit, sondern auch um Prozesse wie die Teilnehmer-Registrierung, deren Vorbereitung wir als Teilnehmer im Regelfall nicht unbedingt viel Beachtung schenken.

Ausgehend vom Klassiker „Ihren Namen und Ihr Unternehmen bitte“ wurde eine Vielfalt von Möglichkeiten entwickelt, die dazu dienen, dass Veranstalter ihre Teilnehmer registrieren können. Mit nur einem Klick können sie Ankunftszeiten, etwaige Verspätungen oder auch ein Nicht-Erscheinen einsehen. Eine Registrierungssoftware ist ein wunderbares Tool um Statistiken zu Veranstaltungen aufzustellen, allerdings kostet sie sowohl den Veranstalter als auch den Teilnehmer Zeit. Auf dem Markt der Registrierungssoftwares hat allerdings noch niemand eine Monopol-Stellung inne:

Veranstalter benutzen unterschiedliche Tools zur Teilnehmerregistrierung, stets das, was für das vom Veranstalter angestrebte Ziel am effektivsten ist. Die meisten Softwares können aber schon für den gesamten Prozess genutzt werden: Buchen der Reise, Auswahl der Kongressveranstaltungen an denen teilgenommen werden soll, Hotel- und Restaurantbuchungen, etc. Die Tools können die Kommunikation zwischen Veranstaltern, Agenturen und Leistungsträgern deutlich vereinfachen. Übermäßig viele E-Mails und Benachrichtigungen – und im besten Falle sogar Wartezeit – sind wichtige Faktoren, die eingespart werden können.

Reizüberflutung, Hürden & Aufklärung

Allerdings ist das Thema auch kontrovers: Wie oft müssen wir uns die Eventapps herunterladen, oder einen Link teilen oder etwas mit „gefällt mir“ markieren, um quasi den Eintritt für die Veranstaltung zu bezahlen? Hier müssen noch Strategien entwickelt werden, wie der Vorteil von solchen Apps – im besten Fall auch über den Browser zugänglich – am positivsten an Teilnehmer vermittelt werden kann, ohne dass ein Gefühl des Zwangs entsteht.

Der mögliche bittere Beigeschmack wird gerade auch durch die neue DSGVO intensiviert: Wann darf ein Veranstalter welche Daten über seinen Teilnehmer speichern, wo werden die Daten aufbewahrt, was geschieht mit den Daten während der Veranstaltung, was nach Veranstaltungsende? Dies sind alles Fragen, die die Wahl der passenden Eventapp und Registrierungssoftware nicht unbedingt vereinfachen: Alles muss Datenschutzkonform sein. Glücklicherweise gibt es schon die ersten Unternehmen, die das auch vollständig transparent gewährleisten können und damit Veranstaltern das Leben ein wenig leichter machen. Es ist ein stetig wachsender Nischenmarkt, denn Teilnehmerdaten sind sensible und gleichzeitig wertvolle Daten.

Deshalb ist eine fachgerechte Beratung bei der Wahl der passenden Teilnehmerregistrierungssoftware unausweichlich. Wir sind an einem Punkt angelangt an dem volle Kontrolle über Information und Informatik nicht mehr ein Wettbewerbsvorteil oder gar ein USP sind: vielmehr ist dies jetzt eine Grundvoraussetzung. Aus diesem Grund werden wahrscheinlich die Anbieter von Registrierungssoftwares mit dem einfachsten Handling und gleichzeitig größten Informationsfluss irgendwann die Marktführung übernehmen. Der Weg dahin ist allerdings noch lang und täglich entdecken wir neue Informationen und Aspekte rund um das Thema Teilnehmerregistrierung und sensible Daten.

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