“Software verbindet Welten… und verändert sie.”
Software als Management-Assistent
Software begleitet uns mittlerweile komplett durch den Alltag und das Internet der Dinge wirkt sich natürlich auch auf Veranstaltungen und Kongresse aus. Hierbei geht es allerdings nicht nur um die Präsentationen und Infografiken, die auf Veranstaltungen und in Sales-Pitches präsentiert werden, oder um Online-Hotelbuchungen weltweit, sondern auch um Prozesse wie die Teilnehmer-Registrierung, deren Vorbereitung wir als Teilnehmer im Regelfall nicht unbedingt viel Beachtung schenken.
Vorteile für die MICE-Branche
Ausgehend vom Klassiker „Ihren Namen und Ihr Unternehmen bitte“ wurde eine Vielfalt von Möglichkeiten entwickelt, bei dem Veranstalter ihre Teilnehmer registrieren können. Mit nur einem Klick können sie Ankunftszeiten, etwaige Verspätungen oder auch ein Nicht-Erscheinen einsehen. Eine Registrierungssoftware ist ein wunderbares Tool um Statistiken zu Veranstaltungen aufzustellen, allerdings kostet sie sowohl den Veranstalter als auch den Teilnehmer Zeit.
Weniger Aufwand, mehr Übersicht
Veranstalter benutzen unterschiedliche Tools zur Teilnehmerregistrierung, stets das, was für das angestrebte Ziel am effektivsten ist. Die meisten Softwares können aber schon für den gesamten Prozess genutzt werden: Buchen der Reise, Auswahl der Kongressveranstaltungen an denen teilgenommen werden soll, Hotel- und Restaurantbuchungen, etc. Die Tools können die Kommunikation zwischen Veranstaltern, Agenturen und Leistungsträgern deutlich vereinfachen. Übermäßig viele E-Mails und Benachrichtigungen – und im besten Falle sogar Wartezeit – sind wichtige Faktoren, die eingespart werden können.
Reizüberflutung, Hürden & Aufklärung
Allerdings ist das Thema auch kontrovers: Wie oft müssen wir uns die Eventapps herunterladen, oder einen Link teilen oder etwas mit „gefällt mir“ markieren, um quasi den Eintritt für die Veranstaltung zu bezahlen? Hier müssen noch Strategien entwickelt werden, wie der Vorteil von solchen Apps – im besten Fall auch über den Browser zugänglich – am positivsten an Teilnehmer vermittelt werden kann, ohne dass ein Gefühl des Zwangs entsteht.
Der mögliche bittere Beigeschmack wird auch durch die neue DSGVO intensiviert: Wann darf ein Veranstalter welche Daten über seinen Teilnehmer speichern, wo werden die Daten aufbewahrt, was geschieht mit den Daten während der Veranstaltung, was nach Veranstaltungsende? Dies sind alles Fragen, die die Wahl der passenden Eventapp und Registrierungssoftware nicht unbedingt vereinfachen: Alles muss Datenschutzkonform sein. Es ist ein stetig wachsender Nischenmarkt, denn Teilnehmerdaten sind sensible und gleichzeitig wertvolle Daten.
Deshalb ist eine fachgerechte Beratung bei der Wahl der passenden Teilnehmerregistrierungssoftware unausweichlich. Wir sind an einem Punkt angelangt an dem volle Kontrolle über Information und Informatik nicht mehr ein Wettbewerbsvorteil oder gar ein USP sind: vielmehr ist dies jetzt eine Grundvoraussetzung. Aus diesem Grund werden wahrscheinlich die Anbieter von user-freundlichen Registrierungssoftwares und gleichzeitig größten Informationsfluss irgendwann die Marktführung übernehmen.
