Virtuelle Realität, Modern Events Conceptions, Event Konzeptionen, Digitalisierung

“Virtual Reality macht quasi alles zur Realität”

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Von Gaming zu Events

War der Bereich von Virtual Reality (VR) vornehmlich erst einmal dem Gaming Sektor und der Forschung vorbehalten, wird das Thema immer alltäglicher: In vielen Haushalten finden sich bereits VR-Gestelle für Smartphones wieder und immer mehr Video-Anbieter bieten auch VR-features auf ihren Plattformen an. Es ist zu einigen Teilen schon normal – und dennoch nach wie vor ein brandheißer Trend: Nicht nur auf Events selbst, sondern schon in der Planungsphase von Veranstaltungen kann VR eine große Rolle spielen und damit gleichermaßen eine riesen Chance oder ein große Deal-Breaker sein.

Bessere Planungsmöglichkeiten dank VR

Was ist eigentlich VR? Virtual Reality beschreibt das Zusammenspiel von der Wahrnehmung der Wirklichkeit und einer computergenerierten virtuellen Umwelt. Für dieses Thema ist die Wahrnehmung der realen Umwelt nur bedingt relevant, da die Virtual Reality in der Planung mehr als ein Demonstrationsobjekt gehandhabt wird.

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In der Veranstaltungsplanung sind Themen wie die richtige Location, das passende Mobiliar und das perfekte Set-Up unvermeidbar, gerade dann wenn es etwas anderes sein soll als Theater oder Reihenbestuhlung. Bedienen wir uns hier der Technik der VR, können wir dem Kunden die Location auf dem Bildschirm oder mit Hilfe von VR-Brillen erlebbar machen: Eine perfekt inszenierte Location in der Digitalwelt präsentieren.

Das bringt natürlich riesige Vorteile mit sich: Site-Inspections könnten eingespart werden insofern die digital Modelle Maßstabsgetreu sind und mit den Plänen der Location übereinstimmen. Außerdem kann so der „nackte“ Eindruck, den wir immer wieder bei Site Inspections bekommen ein wenig besser kaschiert werden. Das kann den Spannungsmoment vermeiden, wenn Gäste, Planer und Teilnehmer zu der Veranstaltung erscheinen und der Planer sich fragt „Sieht auch alles so aus, wie ich mir das vorgestellt habe?“ Diese Brücke kann mit Hilfe von Virtual Reality im Vorfeld geschlagen werden.

Das sieht klasse aus!

Der Teufel steckt im Detail

Auf der anderen Seite ist es natürlich auch eine aufwändige Herausforderung, einem Planer seine Wunschlocation digital und originalgetreu zu präsentieren: Geht man von einer Full-Service MICE Agentur aus, handelt es sich hier um grafische Datenmengen von einem kaum vorstellbaren Ausmaß: Jede Location sieht nicht nur anders aus, sondern hat auch ganz andere Maße und die Räumlichkeiten sind natürlich unterschiedlich geschnitten. Kann eine Location individuell präsentiert werden, kann nicht automatisch jede andere beliebige Location dargestellt werden. Hierzu bedarf es einer Menge Vorbereitung, bevor ein „beschauliches“ Bild auf Bildschirmen entsteht und der Planer die Location am Bildschirm digital begehen kann. In dem Falle stellt sich natürlich nicht nur die Frage nach der Machbarkeit, sondern auch ob der Aufwand im Verhältnis zur angestrebten Veranstaltung steht? Geht es um einen spektakulären Product Launch mit Presse aus aller Welt, für die die Location bereits feststeht, können solche Digitalpläne zu wirklich wichtigen Werkzeugen in der Veranstaltungsvorbereitung werden – jedoch lohnt es sich nicht zwingend für ein Meeting mit 30 Teilnehmern 5 verschiedene Meetingräume aus Hotels digital nachzubauen, wenn jeder dieser Räume neu erstellt werden muss.

Stetig im Wandel

Und auch hier wäre „fertig“ nicht gleich „fertig“: Gebäude, Locations, Hotels, Hotelzimmer, alles verändert sich irgendwann. Sei es ein Eigentümerwechsel oder Renovierung oder Sanierung, die Pläne müssten wieder angepasst werden um gewährleisten zu können, dass ein Planer hunderte Kilometer weit weg trotzdem genau das sieht, was in der Wirklichkeit vorhanden ist.

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Nettes Gimmick oder echte Chance?

Lohnt es sich…

Es ist die Hürde des Arbeitsaufwandes zu nehmen, bevor etwas präsentiert werden kann, und selbst dann ist fraglich ob das dem Kundenwunsch entspricht oder gar ein komplett neuer Digitalplan erstellt werden muss?

…und hält es der Realität stand?

…und selbst wenn es den Wünschen entspricht: die digitale Welt ist flexibel. Ist das angedachte Set-Up überhaupt im Rahmen von Sicherheitsbestimmungen in der entsprechenden Location umsetzbar? Hier kann sich die virtuelle von der tatsächlichen Realität tatsächlich gravierend unterscheiden.

Virtual Reality ist virtuell und reagiert nicht zwangsläufig auf reale Veränderungen – sie müssen im Regelfall von realen Menschen eingespeist werden. Stimmt allerdings das Verhältnis von Aufwand und Veranstaltung selbst, empfiehlt es sich bei der Veranstaltungsplanung auf VR zurück zu greifen, wenn das möglich ist. Nur nicht bei klein(st) Events…

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