Bereits in der MICE-Branche etabliert
Der Event Canvas™ soll die Ist-Zustände und Ziel-Vorstellungen der Teilnehmer aufzeigen, um strukturiert ein Eventkonzept entwickeln zu können, das kohärent vom Ist-Zustand der Teilnehmer hin zu der Ziel-Vorstellung führt. Das klingt in sich erst einmal nützlich und gut – aber wie gut funktioniert der Event Canvas in der Praxis? Für diejenigen, die den Event Canvas noch nicht kennen oder eine kleine Auffrischung vertragen können, hier einmal kurz zusammengefasst:
Was ist der Event Canvas?
Bei dem Canvas™ handelt es sich – wie das Wort schon sagt – um eine Arbeitsfläche. Dargestellt sind Aspekte wie das Ausgangsverhalten und das Zielverhalten der Zielgruppe der Veranstaltung, Sorgen, Kosten und Erwartungen sowie die „Belohnungen“, Versprechen und Zufriedenheitsfaktoren.
Besonders spannend ist die Mitte des Canvas, denn hier kommen die Conceptioner und Planer zum vollen Einsatz. „Jobs to be done“, „experience journey“, „instructions design“ und „promise“ sind die vier Felder, die mit Leben gefüllt werden wollen: mit einem Eventkonzept, das die Veränderung vom Ausgangszustand zum Endzustand darstellen kann.
Je nach Veranstaltung und Zielgruppe variiert dieser Inhalt natürlich stark.
So, wie jeder Kunde natürlich ein Tailor-Made Konzept für seine Veranstaltung möchte und ein jeder Planer und jede Agentur eifrig Tailor-Made auf den Kunden zugeschnittene Konzepte präsentiert, gibt es – wie schon so oft überall geschrieben – keine „one-fits-all“ Lösung, was Eventkonzepte angeht.
Für jede Veranstaltung geben Planer und Agenturen ihr letztes Hemd, um sie zu einem Erfolg für das Unternehmen und die Teilnehmer zu machen. Demzufolge ist das Ziel immer einen bleibenden Mehrwert zu schaffen, statt eine Woche mit drögem Programm und „Gratis-Futter“ für die Teilnehmer ein Event auf die Beine zu stellen. Allerdings wird dieses Ziel aber oftmals gar nicht erreicht. Schließlich haben auch die Teilnehmer eine Erwartungshaltung an die Veranstaltung, ungeachtet von der Vorstellung eines Planers, was sie mit ihrer Veranstaltung kommunizieren und erreichen möchten.
- Papier ist geduldig –
- ob wir nun einen Schmierzettel als Sammelstelle für Ideen
- oder Mindmaps zur Strukturierung unserer Gedanken oder tatsächlich
- ein gut vorstrukturiertes Tool wie den Event Canvas nutzen:
- Aufgeschrieben mag so eine Veranstaltung schon nach einem Erfolgsgaranten aussehen.
- Aber wie sieht das in der Wirklichkeit aus?
Dem Teilnehmerwunsch selbst auf den Grund zu gehen, ist ein delikates Thema. Planer und Agenturen verkaufen sich als Profis, die jeden Wunsch von den Lippen ablesen können. Aber haben wir nicht alle schon mindestens einmal eine Veranstaltung erleben dürfen, bei der die Planer vollends zufrieden waren, die Teilnehmer aber ohne bleibenden Mehrwert wieder nach Hause gegangen sind? – Bestimmt! Kommunikation ist einer der wichtigsten Faktoren innerhalb der Eventbranche. Denn Missverständnisse können gerade im Ernstfall dazu führen, dass die Veranstaltung nicht das erreicht, was sie soll.
Anwendung in der Praxis
Bei einer gesunden Eventkonzeption kann im Idealfall ein Teil der Teilnehmer während der Planungsphase ein paar Schlüsselfragen beantworten. Somit kann die Konzeptionierung noch zielgerichteter gestaltet werden. Sie selbst müssen den Canvas nicht ausfüllen. Jedoch können wir alle versuchen, noch enger zusammen zu arbeiten – auch mit unseren Teilnehmern.
Nichtsdestotrotz könnte er in unser aller Bewusstsein noch deutlich präsenter sein und sollte das auch. Zumal wir aktuell viele Veranstaltungen und Workshops zu dem Thema finden – die sind auch gut gebucht und besucht. Von vielen wird das Potenzial auch erkannt, aber von den allerwenigsten genutzt.
Der Event Canvas bietet eine Möglichkeit, diese Zusammenarbeit zwischen Planern und Teilnehmern strukturiert greifbar zu machen.
Schlussendlich sollten Veranstaltungen auf die Zielgruppen zugeschnitten sein, um den Mehrwert zu verstärken. Hierfür ist die Nutzung vom Event Canvas™ nicht nur extrem hilfreich, ebenso kann sie ein essenzieller Bestandteil der gesunden Veranstaltungsplanung sein, wenn Planer mit ihren Teilnehmern schon im Vorfeld sprechen und sich nicht nur auf das Feedback unmittelbar nach einer Veranstaltung verlassen.
